Lean management ja 5S-menetelmä

5S on työn tuottavuuden parantamiseen kehitetty menetelmä. Sen vaikutus perustuu työpaikkojen organisointiin, työmenetelmien standardisointiin sekä ei-arvoa tuottavan toiminnan ja hukan minimointiin. 5S menetelmän avulla voidaan parantaa laatua ja turvallisuutta luomalla työpaikasta ja työmenetelmistä tehokkaita ja miellyttäviä. 5S ei ole siivousohjelma, yksittäinen kampanja tai erillinen toiminto, vaan jokapäiväinen toimintamalli.

Välittömiä hyötyjä

yrityksen siisteys ja järjestys paranevat

työn tekeminen helpottuu ja nopeutuu

työtyytyväisyys kohenee

työturvallisuustaso nousee

Välillisiä hyötyjä

laatu paranee ja asiakastyytyväisyys nousee

läpimenoajat lyhenevät

kustannukset pienenevät

tapaturmien määrä laskee

5S osa-alueet

Sorteeraus

Poistetaan työpaikalta tarpeettomat tavarat

Työpisteellä pidetään vain ne tarvikkeet eli materiaalit, tiedostot, kansiot, laitteet, välineet ja työkalut, joita tarvitaan ja vain silloin, kun niitä tarvitaan. Esille jätetään vain tärkeimmät, sillä hetkellä tarvittavat työvälineet. Usein työpisteellä säilytetään rikkoutuneita tai tarpeettomia työvälineitä vain siltä varalta, jos joku niitä joskus tarvitsisi.

Systematisointi

Etsitään toimivat säilytysmenetelmät

Systematisointi tarkoittaa jo tarpeellisiksi havaittujen esineiden merkitsemistä ja järjestämistä niille täsmällisesti osoitetuille paikoilleen. Järjestäminen ja merkitseminen tehdään siten, että esineet ovat helposti ja nopeasti löydettävissä ja laitettavissa takaisin omalle paikalleen. Käytettäviä järjestelymenetelmiä voivat olla esimerkiksi lattioiden maalaaminen, työpisteiden rajaaminen, käytävien merkitseminen ja tyhjentäminen sekä erilaiset säilytysmenetelmät. Esineiden paikan merkitsemiseen voidaan käyttää numeroita, esineiden muotoviivoja, nimikkeitä ja värejä. Näin yhdelle vilkaisulle saadaan selville, minne esine kuuluu ja mitä työkaluja puuttuu. Esineiden merkitsemisessä voidaan myös käyttää esimerkiksi värikoodeja, nimilappuja ja kylttejä.

Esineiden etsimiseen kuluvan ajan vähentämisen lisäksi tässä vaiheessa pyritään eliminoimaan turha liike. Esineet pyritään sijoittamaan siten, että niiden noutamiseen ja kurottelemiseen käytettäisiin mahdollisimman vähän liike-energiaa.

Siivous

Työpaikan päivittäinen siivous

Siivous tarkoittaa niin yleisestä siisteydestä huolehtimista kuin työkalujen huoltoa ja kunnossapitoa siten, että ne ovat aina käyttövalmiina ja kunnossa. Siivousvaihe on saatava osaksi jokapäiväistä toimintaa esimerkiksi siten, että työpäivän viisi viimeistä minuuttia käytetään työpisteen siivoamiseen kertyneestä liasta, jätteistä ja pölystä. Puhdista myös työvaatteet ja mahdolliset suojavarusteet.

Toimistossa ”puhdistetaan” tietokoneen työpöytä päivittäin sekä poistetaan tai arkistoidaan ylimääräiset, turhat tiedostot, roskapostit ja liitetiedostot.

Standardisointi

Standardoidaan työpaikan parhaat käytännöt

Standardointi ei liity suoranaisesti päivittäisiin toimenpiteisiin, vaan tarkoituksena standardisoida tietyt toimenpiteet vaiheista 1-3, jotta koko 5S-järjestelmä säilyy toimivana. Apuna voidaan käyttää esimerkiksi 5S-työkaaviota, johon merkitään mitkä työt pitää päivittäin tehdä, millä alueella ja milloin. Toinen käyttökelpoinen menetelmä on 5S 5-minuutin menetelmä, muistilistakatsaus työalueen läpi, jonka jokainen työntekijä voi tehdä työvuoronsa lopussa omalla työpisteellään. Kun aikaisemmat vaiheet ovat tehty kunnolla, jo nopealla vilkaisulla saa selville onko työpiste kunnossa.

Vielä tehokkaampaa on pyrkiä ennakoimaan se, että esineet eivät ajautuisi väärän paikkaan. Tätä kutsutaan ennakoivaksi standardoinniksi. Hiroyuki Hiranon sanoin: ” There are two ways to do this: (1) make it difficult to put things in the wrong place and (2) make it impossible to put things in the wrong place”

Sitoutuminen

Otetaan tavaksi ylläpitää käyttöönotettuja menettelyjä

Sitoutuminen merkitsee sitä, että organisaatio ottaa tavaksi ylläpitää oikeita toimintatapoja eli ylläpitää käyttöönotettuja menettelyjä. Uusia toimintatapoja ja menetelmiä harjoitetaan ja niiden toteutumista seurataan siten, että se varmistutaan jatkuvasta onnistumisesta, jolloin uusista toimintatavoista muodostuu rutiini. Tämä on vaikein ja arvokkain osa viidestä ässästä, sillä jos tämä ei toteudu, niin kaikki muutkin 5S -osiot kaatuvat.

Safety eli turvallisuus

Tulee kaupan päälle

Siisteys, järjestys sekä työvälineistä ja suojavarusteista huolehtiminen mahdollistavat turvalliset työskentelyolosuhteet. 5S-menetelmän parhaita puolia on se, että se tekee mahdolliset ohgelmat näkyviksi. Esimerkiksi laiteviat, vuodot, puuttuvat suojukset ja varoituskyltit on helpompi havaita siistissä ja hyvin järjestetyssä työympäristössä.